Privasi data merupakan aspek krusial dalam operasional organisasi, khususnya terkait dengan pengelolaan data sensitif seperti informasi identitas pribadi, data kartu kredit, atau informasi kesehatan. Implementasi praktik privasi data yang efektif memainkan peran penting dalam melindungi data dari akses yang tidak sah dan menjaga kepercayaan pemilik data.
Untuk menjalankan program privasi data yang optimal, organisasi perlu menerapkan berbagai kontrol. Berikut adalah enam kontrol penting dalam manajemen risiko privasi data organisasi:
- Pendaftaran Data
Pembuatan pendaftaran data, atau katalog yang mencakup seluruh data yang dimiliki, menjadi langkah awal. Proses ini melibatkan penemuan data untuk memahami dengan detail jenis data yang disimpan, lokasi penyimpanan, siapa yang dapat mengaksesnya, dan berapa lama data disimpan. Pendaftaran ini membantu dalam memahami ekosistem data organisasi secara menyeluruh.
- Pejabat Perlindungan Data
Penunjukan seorang Pejabat Perlindungan Data menjadi kunci, terutama dalam organisasi dengan skala pengolahan data yang besar. Pejabat ini bertanggung jawab atas pengawasan perlindungan data, memastikan kepatuhan hukum, dan mewakili organisasi kepada pihak berwenang serta subjek data.
- Sistem Keamanan
Langkah dan teknis organisasi seperti kebijakan privasi, penilaian risiko, dan pengelolaan data mendukung perlindungan data. Kontrol teknis, seperti enkripsi data dan kontrol akses, juga diperlukan untuk menjaga keamanan dan keterpatuhan.
- Otentikasi dan Kontrol Akses
Manajemen akses data melibatkan penggunaan otentikasi yang kuat, seperti kata sandi aman, otentikasi multi-faktor, dan kontrol akses jarak jauh. Ini menjadi langkah krusial dalam memastikan keamanan dan privasi data.
- Pengujian Keamanan
Melalui pengujian keamanan, organisasi dapat mengidentifikasi risiko potensial terhadap data mereka. Hasilnya membantu dalam menentukan langkah-langkah keamanan yang diperlukan untuk mengurangi risiko tersebut.
- Manajemen Risiko Pihak Ketiga
Bekerja dengan pihak ketiga memerlukan pengelolaan risiko yang efektif. Proses penilaian kedisiplinan, penjaminan kepatuhan pihak ketiga terhadap persyaratan perlindungan data, dan audit berkala menjadi kontrol penting.
Dengan menerapkan keenam kontrol tersebut, organisasi dapat mencapai tujuan operasional, melapor dengan tepat, mematuhi regulasi, dan yang paling penting, melindungi data pengguna dari akses yang tidak sah. Manajemen risiko privasi data yang kokoh juga mendukung pemeliharaan integritas, kerahasiaan, dan konsistensi data, sekaligus memastikan kepatuhan terhadap aturan perlindungan data yang berlaku.
Artikel ini telah diterbitkan oleh ERMA dengan judul The Significance of Internal Controls for Organizations’ Data Privacy. Artikel selengkapnya dapat dibaca di sini.
