Penulis: Johan Candra, ST, MBA (Cand.), CWM, CFP, QCRO, ERMCP, CRMP, AWP
Professional Consultant, State Assessor, Trainer, and Coach Specialization in Strategy, Risk, and Finance

Secara umum, Business Continuity Plan (BCP) merupakan dokumen yang mengarahkan Perusahaan/Organisasi dalam merespon berbagai gangguan atau ancaman serta mempertahankan (resume), memulihkan (recover), dan mengembalikan (restore) proses, produk, dan layanan, yang sejalan dengan sasaran-sasaran keberlangsungan bisnis (business continuity objectives). Perusahaan harus melakukan analisis dampak bisnis (Business Impact Analysis – BIA) untuk mengidentifikasi risiko kunci terkait dengan keberlangsungan bisnis Perusahaan/Organisasi.

Terdapat 3 prinsip dasar keberlangsungan bisnis yang harus dijadikan patokan pada saat pelaksanaan Business Continuity Plan, yaitu:

  1. Memastikan keselamatan karyawan/pekerja Perusahaan/Organisasi;
  2. Memastikan keberlangsungan bisnis dan layanan;
  3. Meminimalkan kerugian Perusahaan/Organisasi akibat disrupsi yang terjadi.

Rencana keberlangsungan bisnis (BCP) memuat:

  1. rincian tindakan yang akan dilakukan oleh tim dalam rangka:
    1. melanjutkan atau memulihkan kegiatan yang diprioritaskan dalam kerangka waktu yang telah ditentukan;
    2. memantau dampak gangguan/ancaman dan respons Perusahaan/Organisasi terhadap gangguan/ancaman tersebut.
  2. referensi terhadap ambang batas yang telah ditentukan dan proses untuk mengaktifkan respons;
  3. prosedur penyampaian/pengiriman produk dan layanan pada kapasitas yang disepakati;
  4. rincian untuk mengelola konsekuensi yang langsung timbul dari suatu gangguan/ancaman yang berkaitan dengan:
    1. kesejahteraan individu;
    2. pencegahan kerugian lebih lanjut atau tidak tersedianya kegiatan yang diprioritaskan;
    3. dampak pada lingkungan.

Setiap rencana harus mencakup:

  1. maksud, ruang lingkup, dan sasaran;
  2. peran dan tanggung jawab tim yang akan mengimplementasikan rencana tersebut;
  3. tindakan untuk menerapkan solusi;
  4. informasi pendukung yang diperlukan untuk mengaktifkan (termasuk kriteria aktivasi), mengoperasikan, mengkoordinasikan, dan mengkomunikasikan tindakan tim;
  5. keterkaitan antara internal dan eksternal;
  6. persyaratan sumber daya;
  7. persyaratan pelaporan;
  8. proses untuk keluar dari situasi gangguan/ancaman (exit strategy).

Setiap rencana harus dapat digunakan dan tersedia pada waktu dan tempat di mana rencana tersebut dibutuhkan.

Business Contintuity Plan terdiri dari 3 komponen penting, yaitu:

  1. Tanggap Darurat (Emergency response) – respon langsung terhadap suatu disrupsi dimana tindakan perlu segera diambil untuk melindungi sumber daya Perusahaan/Organisasi dan meminimalkan potensi kerugian;
  2. Manajemen Krisis (Crisis Management) – mengambil tindakan yang tepat untuk memitigasi sumber, ukuran, dan dampak krisis, mengelola dampak, membantu pemulihan dan memanfaatkan peluang. Juga dikenal sebagai krisis komunikasi karena kebutuhan untuk berkomunikasi dengan semua pemangku kepentingan dan berurusan secara efektif dengan pers dan media.
  3. Business Recovery – kemampuan untuk memulihkan proses bisnis sebelum dampak kerugiannya menyebabkan dampak yang tidak dapat dipulihkan (unrecoverable) dan memberikan tingkat layanan yang dapat diterima oleh para pemangku kepentingan (minimum service level) terlepas dari peristiwa disrupsi yang terjadi.