Penulis: Dr. Fanny Lesmana
Senior Journalist, Book Author and Public Relation Trainer
Lecturer in Communication and Journalism Studies
Perjalanan setiap instansi atau perusahaan tidak selalu mulus bagai jalan tol. Ada kalanya ada permasalahan yang muncul tanpa sempat dikendalikan.
Persoalan besar adalah, bagi media, bad news is a good news.
Lalu, bagaimana kita bisa mengatasi sebuah persoalan yang buruk bagi perusahaan kita, sedangkan di sisi lain media memandangnya sebagai sesuatu yang menarik perhatian khalayak sehingga layak menempati halaman utama media massa?
Public Relations atau Hubungan Masyarakat merupakan salah satu bagian yang tidak diabaikan keberadaannya dalam sebuah instansi. Keberadaannya bukan hanya untuk memperbaiki atau mempertahankan citra sebuah instansi, melainkan juga menghadapi situasi yang tidak terduga. Salah satu di antaranya adalah kejadian buruk yang terjadi di dalam instansi atau peristiwa lain yang melibatkan orang-orang yang memiliki pengaruh dalam tubuh sebuah instansi.
Karenanya, staf Humas atau PR Officer memiliki beberapa aktivitas untuk mengatasi sebuah keadaan yang jauh dari kata menyenangkan. Salah satu dari aktivitas yang bisa dilakukan adalah menulis serta membagikan Press Release yang ditujukan pada media massa atau membuat Press Release yang bisa dibagikan melalui media sosial. Dalam kondisi terkini, baik media massa mainstream maupun media sosial patutlah menjadi hal yang dikaribi oleh seorang PR Officer. Selain itu, apabila dibutuhkan, maka PR officer juga bisa mempersiapkan Konperensi Pers (Press Conference) dalam menyikapi suatu keadaan yang buruk, untuk mengatasi persoalan, bukan untuk memanipulasi persoalan. Mengundang media untuk meluruskan persoalan, bukan mengelak dari persoalan.
Karena itu, diperlukan sebuah ketrampilan yang memadai dari seorang PR officer untuk menulis sebuah press release sehingga memperoleh perhatian dari media massa, serta ketrampilan dalam mengelola konperensi pers. Penulisan press release yang diminati oleh pekerja media adalah sebuah tulisan yang telah memberikan detail terkait sebuah persoalan maupun kegiatan yang terjadi. Tulisannya memiliki konsep jurnalistik dengan pengelolaan terhadap unsur-unsur berita seperti 5W+1H (who, what, when, where, why dan how).
Press release juga perlu dilakukan secara luwes dan bertahap. Artinya, menyampaikan press release tidak perlu terburu-buru dan sebaiknya juga tidak terlalu cepat. Dengan demikian, media massa juga memahami seberapa besar kepentingan persoalan ini di hadapan publik.
Demikian pula halnya dalam mengelola sebuah konperensi pers, tidak sekadar dibutuhkan kepiawaian dalam mengorganisasi sebuah even atau kegiatan. Satu poin penting dalam melakukan konperensi pers adalah memahami poin yang hendak disampaikan, serta memilih juru bicara yang piawai dalam menyampaikan pesan dari institusi. Sebelumnya, juga tetap diperlukan PR officer yang handal untuk menulis sebuah press release guna mengundang kerabat media. ***/fannylesmana
